Sie sind über einen Link oder QR-Code auf diese Seite gekommen, weil Sie sich über meinen Umgang mit (Ihren) personenbezogenen Daten informieren wollen oder erhalten diese Hinweise in Papierform. Um meine Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stelle ich Ihnen nachfolgend gerne meine Informationen zum Datenschutz dar:

Seit dem 25.05.2018 gilt in Europa die Datenschutzgrundverordnung. Auch als Notarin bin ich unmittelbar von den Regelungen betroffen, da die Notarin eine öffentliche Stelle der Länder ist. Dieses Amt verpflichtet mich, personenbezogene Daten von natürlichen Personen zu schützen, die formell oder materiell Beteiligte in notariellen Verfahren sind. Mit diesen Hinweisen komme ich meiner Pflicht nach, Sie nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren:

Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der DSGVO

bin ich, Notarin Ines H. Pauly

Hugenottenstraße 123 c, 61381 Friedrichsdorf/Taunus

Telefon: 06172 / 921818, Fax: 06172 / 139465; E-Mail: info@pauly-rano.de

Datenschutzbeauftragter

Als öffentlich-rechtliche Stelle bin ich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten und einen stellvertretenden Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dies sind die Kontaktdaten:

Herr Dr. Frank Tykwer – Datenschutzbeauftragter -

Cäcilienhöhe 173, 45657 Recklinghausen

Telefon: 02361 / 26991, E-Mail: rechtsanwalt@dr-tykwer.de

Frau Katharina Rux – stellvertr. Datenschutzbeauftragte -

DSB für Notare und Ärzte GmbH, Theodor-Körner-Straße 22, 45661 Recklinghausen

Telefon: 02361 / 26991, E-Mail: info@dsb-notare-aerzte.de

Datenverarbeitung

Wenn Sie mir einen notariellen Auftrag erteilen,

erhebe ich von Ihnen die folgenden personen-bezogenen Daten, die ich elektronisch und / oder in Papierakten speichere:

• Anrede, Vorname, Nachname
• Ihre Anschrift
• Ihre Telefonnummer im Festnetz und / oder im Mobilfunk
• falls vorhanden Ihre E-Mail-Adresse
• alle Informationen, die die Notarin / der Notar oder der jeweilige Vertreter jeweils zur Erfüllung Ihres Auftrags benötigt; dazu können auch sensible Daten im Sinne von Art. 9 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gehören, z. B. Gesundheitsdaten.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als Klienten identifizieren zu können
• um mit Ihnen korrespondieren zu können
• um Ihren Auftrag im Rahmen unserer beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können
• um unsere gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen zu können
• um Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können
• um mit Ihnen abrechnen zu können
• um von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.

Um meine Amtsgeschäfte durchführen zu können, werden auf der Grundlage der Art. 6 Abs. lit. c) und lit. e) Ihre notwendigen personenbezogenen Daten von mir erhoben und verarbeitet. Zusätzlich bin ich nach § 17 Abs. 1 Beurkundungsgesetz zur Aufklärung und der damit erforderlichen Datenerhebung und Datenverarbeitung verpflichtet. Ihre sensiblen Daten verarbeite ich zudem auf der Grundlage von Art. 9 Absatz 2 Buchstabe f) und g) DSGVO, weil Sie ansonsten die von Ihnen gewollten Rechts-positionen auf der Grundlage insbes. der zu errichtenden notariellen Urkunde nicht erfolgreich geltend machen oder Angriffe gegen diese Rechtspositionen nicht erfolgreich abwehren könnten und weil daher die vorsorgende notarielle Tätigkeit aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erfolgt. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet allerdings nicht statt:

Im Rahmen unserer notariellen Amtstätigkeit bin ich gesetzlich verpflichtet oder werde von Ihnen beauftragt, Ihre Daten teilweise an Dritte weiter zu geben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der ich angehöre, im Rahmen der von ihr aus-geübten Standesaufsicht gem. § 74 Bundesnotarordnung und meine Dienstaufsichtsbehörden im Sinne von § 92 Bundesnotarordnung im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäfts erforderlich ist.

Des Weiteren gebe ich Ihre Daten im notwendigen Umfang an die anderen Verfahrensbeteiligten bzw. deren anwaltlichen Vertreter, an andere beteiligte Notarinnen oder Notare und an Dritte weiter, die an dem von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Dies sind z. B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern. Stets wahre ich meine Pflicht zur Verschwiegenheit. Die Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.

Ihre personenbezogenen Daten, die ich benötige, um meiner Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, speichere ich während der gesamten Dauer meiner jeweiligen notariellen Amtstätigkeit; hierzu bin ich gem. § 28 Bundesnotarordnung in Verbindung mit § 15 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare in Hessen verpflichtet. Das Recht zur Speicherung ergibt sich aus Art. 17 Absatz 3 Buchstabe b) DSGVO.

Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,

• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,

• Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,

• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Straf-gesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflich-tet bin. Des Weiteren muss ich personenbezogene Daten speichern, um eine anwaltliche Vorbe-fassung prüfen zu können.

Betroffenenrechte

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegen-über mir zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass ich die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilli-gung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf. Nach Art. 15 DSGVO haben Sie als Beteiligte grundsätzlich einen Anspruch auf Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten wie konkret verarbeitet werden. Dieses Ersuchen können Sie formlos an mich richten. Allerdings steht mir das Recht zu, die Auskunft zu verweigern, wenn die Daten von mir geheim gehalten werden müssen. Stellen Sie fest, dass von mir personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig verarbeitet wurden, gewährt Ihnen Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung. Weiter steht Ihnen nach Art. 17 DSGVO ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu, sofern dem nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder notarielle Berufspflichten entgegenstehen.

Beschwerderecht

Sie können sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde meines Amtssitzes wenden.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: datenschutz@pauly-rano.de.